WardOps
Antes de los terminos legales completos, estos son los puntos mas importantes:
Este resumen es informativo y no reemplaza los terminos completos que se presentan a continuacion.
Ultima actualizacion: Febrero 2026
Los presentes Terminos y Condiciones (en adelante, los "Terminos") regulan el acceso y uso de la plataforma WardOps (en adelante, "la Plataforma"), operada por WardOps S.A.S. (en adelante, "WardOps"), sociedad constituida conforme a las leyes de la Republica de Colombia, identificada con NIT pendiente de registro, con domicilio en la ciudad de Bogota D.C.
1.1. Al acceder, registrarse o utilizar la Plataforma, el Usuario manifiesta su aceptacion integra e incondicional de estos Terminos, los cuales constituyen un contrato vinculante entre el Usuario y WardOps.
1.2. Si el Usuario no esta de acuerdo con estos Terminos, debe abstenerse inmediatamente de usar la Plataforma.
1.3. El uso continuado de la Plataforma tras la publicacion de modificaciones a estos Terminos constituye aceptacion de los mismos.
Para efectos de estos Terminos, se entiende por:
3.1. WardOps proporciona una plataforma de gestion operativa integral disenada especificamente para empresas de seguridad privada. Los modulos y funcionalidades incluyen, de manera enunciativa mas no limitativa:
3.2. WardOps se reserva el derecho de modificar, agregar o descontinuar funcionalidades de la Plataforma, notificando a los Usuarios con al menos treinta (30) dias de antelacion para cambios que afecten significativamente la prestacion del servicio.
3.3. La Plataforma no sustituye las obligaciones legales del Tenant respecto a la operacion de servicios de seguridad privada conforme a la regulacion aplicable (Decreto 356 de 1994, Decreto 2187 de 2001, y normatividad vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada).
4.1. Registro del Tenant: Para utilizar la Plataforma, el Tenant debe completar el proceso de registro proporcionando informacion veraz, completa y actualizada, incluyendo: razon social, NIT, representante legal, domicilio, y datos de contacto. WardOps se reserva el derecho de verificar esta informacion y rechazar registros que no cumplan con los requisitos.
4.2. Cuentas de Usuario: El Administrador del Tenant es responsable de crear y gestionar las cuentas de los Usuarios dentro de su organizacion. Cada Usuario debe tener una cuenta individual. Queda estrictamente prohibido compartir credenciales de acceso entre Usuarios.
4.3. Seguridad de Credenciales: El Tenant y cada Usuario son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo electronico, contrasena, tokens de autenticacion). Toda actividad realizada bajo una cuenta se presume realizada por su titular.
4.4. Notificacion de Acceso No Autorizado: El Tenant debe notificar a WardOps de forma inmediata ante cualquier sospecha de acceso no autorizado a sus cuentas o datos, enviando un correo a seguridad@wardops.com.
4.5. Cuentas de Guardias: Los guardias registrados en la Plataforma por un Tenant acceden a la aplicacion movil con las credenciales proporcionadas por el Administrador del Tenant. El Tenant es responsable de desactivar las cuentas del personal que ya no preste servicios.
5.1. El Usuario se compromete a:
5.2. El incumplimiento de estas obligaciones podra resultar en la suspension o terminacion inmediata de la cuenta, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
6.1. Planes: WardOps ofrece diferentes planes de servicio con funcionalidades y limites especificos. Los planes vigentes, sus caracteristicas y precios se publican en la seccion de Precios de la pagina web y constituyen parte integral de estos Terminos.
6.2. Periodo de Prueba: WardOps podra ofrecer periodos de prueba gratuitos con funcionalidades limitadas. Al finalizar el periodo de prueba, el Tenant debera seleccionar un plan de pago para continuar usando la Plataforma. Los datos del periodo de prueba se conservan por treinta (30) dias tras su finalizacion.
6.3. Facturacion: La facturacion se realiza de forma mensual anticipada o anual anticipada, segun el plan y la modalidad de pago seleccionada por el Tenant. WardOps emitira factura electronica conforme a la normatividad tributaria colombiana vigente.
6.4. Medios de Pago: WardOps acepta los medios de pago indicados en la Plataforma al momento de la contratacion, que podran incluir tarjeta de credito, transferencia bancaria y otros medios habilitados.
6.5. Mora e Intereses: En caso de mora en el pago, WardOps cobrara intereses moratorios a la tasa maxima legal permitida. La mora superior a quince (15) dias habiles faculta a WardOps a suspender el acceso a la Plataforma.
6.6. Modificacion de Precios: WardOps se reserva el derecho de modificar los precios de sus planes. Los cambios de precio se notificaran con al menos treinta (30) dias de antelacion y aplicaran al siguiente periodo de facturacion. Los planes anuales mantendran el precio contratado hasta la fecha de renovacion.
6.7. Impuestos: Los precios publicados no incluyen impuestos aplicables (IVA, retencion en la fuente, ICA, u otros). Los impuestos se calcularan y adicionaran conforme a la legislacion tributaria del domicilio del Tenant.
7.1. Propiedad de WardOps: WardOps es titular exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la Plataforma, incluyendo pero no limitado a: codigo fuente, diseno, interfaz de usuario, marca, nombre comercial, logotipos, iconografia, documentacion tecnica y cualquier otro material protegido por derechos de autor, patentes, marcas registradas o secretos comerciales.
7.2. Licencia de Uso: WardOps otorga al Tenant una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y revocable para usar la Plataforma durante la vigencia de la suscripcion, exclusivamente para los fines previstos en estos Terminos.
7.3. Datos del Tenant: Los Datos del Tenant son y seguiran siendo propiedad exclusiva del Tenant. WardOps no adquiere ningun derecho de propiedad sobre dichos datos.
7.4. Licencia de Procesamiento: El Tenant otorga a WardOps una licencia limitada, no exclusiva y revocable para procesar los Datos del Tenant exclusivamente con el fin de prestar los servicios contratados, generar reportes solicitados por el Tenant y cumplir obligaciones legales. Esta licencia se extingue al terminar la relacion contractual y completar la eliminacion de datos.
7.5. Datos Agregados y Anonimizados: WardOps podra utilizar datos agregados y completamente anonimizados (que no permitan identificar a ningun Tenant, Usuario o persona natural) para fines de mejora del servicio, investigacion y desarrollo, y generacion de estadisticas del sector. Estos datos no constituyen Datos del Tenant.
7.6. Retroalimentacion: Cualquier sugerencia, idea o comentario que el Tenant o sus Usuarios proporcionen a WardOps sobre la Plataforma podra ser utilizado por WardOps sin restriccion ni compensacion para mejorar la Plataforma.
8.1. Disponibilidad: WardOps se esfuerza por mantener la Plataforma disponible de forma continua (24/7/365).
8.2. SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio): Para los planes Empresariales, WardOps garantiza una disponibilidad minima del 99.5% mensual, calculada como: (minutos totales del mes - minutos de indisponibilidad) / minutos totales del mes * 100. La indisponibilidad no incluye: mantenimientos programados, eventos de fuerza mayor, o incidentes causados por el Tenant o terceros.
8.3. Creditos por Incumplimiento de SLA: Si WardOps no cumple el SLA comprometido, el Tenant del plan Empresarial tendra derecho a un credito equivalente al porcentaje proporcional de indisponibilidad sobre la facturacion mensual, con un maximo del 30% de la factura del mes afectado. El Tenant debe solicitar el credito dentro de los treinta (30) dias siguientes al mes en que ocurrio la indisponibilidad.
8.4. Mantenimientos Programados: WardOps realizara mantenimientos programados preferiblemente en horarios de bajo trafico (domingos 2:00 AM - 6:00 AM hora de Colombia), con aviso previo de al menos cuarenta y ocho (48) horas via correo electronico al Administrador del Tenant.
8.5. Actualizaciones: WardOps podra realizar actualizaciones de la Plataforma que mejoren funcionalidades, corrijan errores o implementen mejoras de seguridad. Las actualizaciones que modifiquen significativamente la interfaz o el flujo de trabajo seran comunicadas con antelacion.
9.1. El tratamiento de datos personales se rige por la Politica de Privacidad de WardOps, la cual forma parte integral de estos Terminos, elaborada conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
9.2. Rol de las Partes: Para efectos del tratamiento de datos personales, el Tenant actua como Responsable del Tratamiento de los datos de sus empleados y guardias. WardOps actua como Encargado del Tratamiento, procesando dichos datos por cuenta y bajo instrucciones del Tenant.
9.3. Obligaciones del Tenant como Responsable: El Tenant es responsable de:
9.4. Obligaciones de WardOps como Encargado: WardOps se compromete a:
9.5. Datos de Geolocalizacion: Los datos de geolocalizacion GPS recopilados a traves de la aplicacion movil se procesan exclusivamente durante la jornada laboral del guardia y para las finalidades operativas contratadas. El guardia tiene visibilidad sobre cuando el rastreo esta activo. Los datos de geolocalizacion se conservan por el periodo establecido en la Politica de Privacidad.
10.1. WardOps implementa y mantiene medidas de seguridad tecnicas y organizativas disenadas para proteger los Datos del Tenant contra acceso no autorizado, alteracion, divulgacion o destruccion, incluyendo:
10.2. WardOps no garantiza seguridad absoluta, pero se compromete a mantener un nivel de seguridad acorde con las mejores practicas de la industria y proporcional a la naturaleza sensible de los datos que procesa.
11.1. Exclusion de Garantias: La Plataforma se proporciona "tal cual" ("as is"). WardOps no otorga garantias implicitas de comerciabilidad, idoneidad para un proposito particular, ni ausencia de infraccion, salvo las expresamente establecidas en estos Terminos.
11.2. Limitacion de Danos: En la maxima medida permitida por la legislacion colombiana, WardOps no sera responsable por danos indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo perdida de beneficios, perdida de datos (mas alla de la obligacion de backups), interrupcion del negocio, o danos por perdida de oportunidades comerciales.
11.3. Limite Monetario: La responsabilidad total acumulada de WardOps frente al Tenant, por cualquier causa y bajo cualquier teoria juridica, se limita al monto total efectivamente pagado por el Tenant a WardOps durante los doce (12) meses anteriores al evento que da origen a la reclamacion.
11.4. Exclusiones: WardOps no sera responsable por:
12.1. El Tenant se compromete a defender, indemnizar y mantener indemne a WardOps, sus directivos, empleados y agentes, frente a cualquier reclamacion, demanda, accion, dano, perdida, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de o se relacione con:
13.1. Suspension por WardOps: WardOps podra suspender temporal o definitivamente el acceso del Tenant a la Plataforma en los siguientes casos:
13.2. Terminacion por el Tenant: El Tenant puede cancelar su suscripcion en cualquier momento notificando a WardOps por escrito (correo electronico a soporte@wardops.com). La cancelacion sera efectiva al final del periodo de facturacion vigente. No se realizan reembolsos por periodos parciales.
13.3. Terminacion por WardOps: WardOps podra terminar la relacion contractual con el Tenant con treinta (30) dias de preaviso, o de forma inmediata en caso de incumplimiento grave de estos Terminos.
13.4. Efectos de la Terminacion:
14.1. El Tenant tiene derecho a solicitar la exportacion de sus datos en formatos estandar (CSV, JSON) en cualquier momento durante la vigencia de la suscripcion y hasta treinta (30) dias despues de la terminacion.
14.2. WardOps facilitara herramientas de exportacion dentro de la Plataforma para los datos principales (personal, turnos, formularios, documentos).
14.3. Para exportaciones masivas o datos no disponibles a traves de las herramientas estandar, el Tenant podra solicitar asistencia a soporte@wardops.com. WardOps procesara la solicitud en un plazo maximo de diez (10) dias habiles.
15.1. Ninguna de las partes sera responsable del incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se deba a eventos de fuerza mayor o caso fortuito, conforme a la legislacion colombiana, incluyendo pero no limitado a: desastres naturales, epidemias, conflictos armados, actos terroristas, fallas masivas de infraestructura de telecomunicaciones, ordenes gubernamentales, o fallas de proveedores de infraestructura en la nube (AWS, Supabase).
15.2. La parte afectada debera notificar a la otra dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al inicio del evento de fuerza mayor.
16.1. Ambas partes se comprometen a mantener en estricta confidencialidad toda informacion comercial, tecnica u operativa que una parte revele a la otra en el marco de la relacion contractual.
16.2. Esta obligacion de confidencialidad no aplica a informacion que: (a) sea de dominio publico sin culpa de la parte receptora; (b) la parte receptora conocia previamente; (c) sea obtenida legitimamente de un tercero sin restriccion de confidencialidad; o (d) deba divulgarse por orden judicial o requerimiento de autoridad competente.
16.3. La obligacion de confidencialidad sobrevive por un periodo de tres (3) anos tras la terminacion de la relacion contractual.
17.1. El Tenant declara que cumple con la normatividad aplicable a la prestacion de servicios de seguridad privada en su jurisdiccion, incluyendo las licencias, permisos y registros requeridos ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (SUPERVIGILANCIA) o la autoridad equivalente en su pais.
17.2. WardOps no es responsable de verificar el cumplimiento regulatorio del Tenant ni de la validez de sus licencias de operacion.
17.3. La Plataforma incluye funcionalidades de gestion documental y alertas de vencimiento como herramientas de apoyo, pero no sustituyen la obligacion del Tenant de mantener vigente su documentacion regulatoria.
18.1. Las comunicaciones oficiales entre WardOps y el Tenant se realizaran a traves de los correos electronicos registrados al momento de la contratacion.
18.2. WardOps podra enviar notificaciones al Tenant a traves de: correo electronico al Administrador del Tenant, notificaciones dentro de la Plataforma, y publicaciones en la pagina web de WardOps.
18.3. El Tenant es responsable de mantener actualizado su correo electronico de contacto.
19.1. Estos Terminos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la Republica de Colombia.
19.2. Las partes acuerdan agotar la etapa de arreglo directo durante un periodo de treinta (30) dias habiles contados a partir de la notificacion escrita de la controversia.
19.3. De no lograr un acuerdo en el periodo de arreglo directo, las controversias seran sometidas a la jurisdiccion de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Bogota D.C., Colombia, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiere corresponderles.
20.1. Integridad del Acuerdo: Estos Terminos, junto con la Politica de Privacidad y la Politica de Cookies, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al uso de la Plataforma, y sustituyen cualquier acuerdo, negociacion o comunicacion anterior.
20.2. Independencia de Clausulas: Si alguna disposicion de estos Terminos fuere declarada nula, invalida o inaplicable por autoridad competente, las disposiciones restantes mantendran plena vigencia y efecto.
20.3. No Renuncia: La falta de ejercicio por parte de WardOps de cualquier derecho previsto en estos Terminos no constituye renuncia al mismo.
20.4. Cesion: El Tenant no podra ceder, transferir ni delegar sus derechos u obligaciones bajo estos Terminos sin el consentimiento previo y por escrito de WardOps. WardOps podra ceder estos Terminos en caso de fusion, adquisicion o venta de activos, notificando al Tenant.
21.1. WardOps se reserva el derecho de modificar estos Terminos en cualquier momento. Las modificaciones se publicaran en la pagina web de WardOps y se notificaran al Tenant por correo electronico con al menos quince (15) dias de antelacion a su entrada en vigencia.
21.2. Si el Tenant no esta de acuerdo con las modificaciones, podra cancelar su suscripcion antes de la fecha de entrada en vigencia de los cambios. El uso continuado de la Plataforma tras la fecha de vigencia constituye aceptacion de los nuevos Terminos.
Para consultas legales o comerciales relacionadas con estos Terminos:
WardOps S.A.S. Correo: legal@wardops.com Soporte tecnico: soporte@wardops.com
