Estos son los puntos clave de nuestra Politica de Privacidad:
Solo recopilamos los datos necesarios para prestar el servicio de gestion de seguridad. Aplicamos el principio de minimizacion de datos.
La geolocalizacion (GPS) solo se recopila durante la jornada laboral, con consentimiento expreso del guardia. El guardia puede ver cuando el rastreo esta activo.
Los datos biometricos se almacenan encriptados (AES-256) y se eliminan al finalizar la relacion laboral.
Tus datos se almacenan en servidores seguros de AWS (Ohio, EE.UU.) y Supabase, con encriptacion en transito (TLS 1.3) y en reposo.
Los datos de cada empresa estan aislados mediante Row Level Security (RLS). Ningun Tenant puede acceder a datos de otro.
Puedes ejercer tus derechos ARCO (acceso, rectificacion, cancelacion, oposicion) en cualquier momento escribiendo a privacidad@wardops.com.
Cumplimos con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.
Este resumen es informativo y no reemplaza la politica completa que se presenta a continuacion.
Ultima actualizacion: Febrero 2026
WardOps S.A.S. (en adelante "WardOps"), con domicilio en Bogota, Colombia, en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales segun corresponda, presenta la siguiente Politica de Privacidad conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Delegado de Proteccion de Datos: Las consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales pueden dirigirse a privacidad@wardops.com.
2. Ambito de Aplicacion
2.1. Esta Politica aplica al tratamiento de datos personales realizado por WardOps en el marco de la prestacion de sus servicios, tanto cuando actua como Responsable del Tratamiento (datos de sus propios clientes, visitantes web y postulantes) como cuando actua como Encargado del Tratamiento (datos de los guardias, supervisores y personal de los Tenants).
2.2. Los Tenants que utilizan la Plataforma actuan como Responsables del Tratamiento de los datos personales de su propio personal (guardias, supervisores, empleados) y deben cumplir sus propias obligaciones conforme a la Ley 1581 de 2012.
3. Principios Rectores
WardOps aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, conforme al Articulo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la legislacion vigente.
Finalidad: Los datos se tratan para finalidades legitimas, explicitas y previamente informadas al titular.
Libertad: El tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo autorizacion legal.
Veracidad: La informacion debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
Transparencia: El titular puede conocer la existencia del tratamiento en cualquier momento.
Acceso y circulacion restringida: El acceso a los datos esta limitado a las personas autorizadas.
Seguridad: Los datos se protegen con medidas tecnicas y organizativas apropiadas.
Confidencialidad: Las personas que tratan datos personales estan obligadas a mantener su confidencialidad.
4. Datos que Recopilamos
4.1. Datos de Registro y Cuenta (Tenant)
Razon social, NIT, representante legal
Correo electronico corporativo, telefono y direccion
Informacion de facturacion y medios de pago
Licencias y permisos regulatorios (SUPERVIGILANCIA)
4.2. Datos de Usuarios (Administradores, Supervisores)
Nombre completo, documento de identidad
Correo electronico y telefono
Rol y permisos dentro de la Plataforma
Registros de actividad en la Plataforma (logs de acceso, acciones realizadas)
4.3. Datos de Guardias (Personal Operativo)
Nombre completo, documento de identidad, fotografia
Correo electronico, telefono, direccion de residencia
Informacion laboral: cargo, fecha de vinculacion, tipo de contrato, estado
Documentos: credencial de vigilante, certificaciones de capacitacion, antecedentes, examenes medicos ocupacionales
Geolocalizacion (GPS): Ubicacion en tiempo real durante la jornada laboral, registrada a traves de la aplicacion movil. El guardia tiene visibilidad sobre el estado del rastreo. Los datos se recopilan con una frecuencia configurable por el Tenant (tipicamente cada 30-60 segundos durante el turno activo).
Datos biometricos (opcional, si el Tenant lo habilita): Datos de verificacion biometrica (huella dactilar o reconocimiento facial) para check-in/check-out en puestos de servicio.
Registros operativos: check-in/check-out, rondas realizadas, checkpoints visitados, formularios diligenciados, fotografias adjuntas a reportes de incidentes.
4.4. Datos de Postulantes
Nombre completo, documento de identidad, correo electronico, telefono
Hoja de vida, experiencia laboral, formacion academica
Respuestas a preguntas de filtro y evaluaciones del proceso de seleccion
Resultado del proceso de seleccion
4.5. Datos de Visitantes Web
Direccion IP, tipo de navegador, sistema operativo, resolucion de pantalla
Paginas visitadas, tiempo de permanencia, fuente de trafico
Datos proporcionados en formularios de contacto o solicitud de demostracion
Cookies y tecnologias similares (ver Politica de Cookies)
5. Finalidades del Tratamiento
5.1. Finalidades Principales (Necesarias para la Prestacion del Servicio)
Crear y gestionar cuentas de Tenants y Usuarios en la Plataforma
Prestar los servicios contratados de gestion operativa de seguridad privada
Monitorear la operacion en tiempo real: seguimiento GPS, registro de rondas y checkpoints
Asignar y gestionar turnos, puestos de servicio y rutas de ronda
Procesar formularios operativos: bitacoras, reportes de novedades, actas de servicio
Gestionar documentos: almacenamiento, control de vencimientos, alertas
Gestionar el proceso de contratacion: recepcion de aplicaciones, evaluaciones, comunicaciones
Generar reportes e indicadores de gestion (KPIs) para el Tenant
Emitir facturas y gestionar cobros
5.2. Finalidades Secundarias (Con Consentimiento)
Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades, actualizaciones y promociones de WardOps
Realizar encuestas de satisfaccion y experiencia de usuario
Mejorar la Plataforma mediante analisis de patrones de uso (datos agregados y anonimizados)
Generar estadisticas del sector de seguridad privada (datos completamente anonimizados)
5.3. Finalidades Legales
Cumplir obligaciones legales, regulatorias y tributarias aplicables
Atender requerimientos de autoridades competentes
Ejercer o defender derechos de WardOps en procesos legales
6. Legitimacion para el Tratamiento
El tratamiento de datos se fundamenta en las siguientes bases legales, segun el tipo de dato y finalidad:
Consentimiento previo, expreso e informado del titular (Articulo 9, Ley 1581/2012), aplicable especialmente a datos sensibles (geolocalizacion, biometria).
Ejecucion contractual: Tratamiento necesario para la prestacion de los servicios contratados por el Tenant.
Obligacion legal: Tratamiento requerido para cumplir obligaciones legales y regulatorias (tributarias, laborales, de seguridad privada).
Interes legitimo: Para el tratamiento de datos agregados y anonimizados con fines de mejora del servicio y estadisticas del sector, siempre que no prevalezcan los derechos del titular.
7. Datos Sensibles y Tratamiento Reforzado
7.1. WardOps trata las siguientes categorias de datos sensibles conforme al Articulo 5 de la Ley 1581 de 2012:
Datos de geolocalizacion (GPS): Considerados datos sensibles por revelar patrones de movimiento y ubicacion del titular en tiempo real.
Datos biometricos: Datos de verificacion biometrica (huella dactilar, reconocimiento facial) cuando el Tenant habilita estas funcionalidades.
Fotografias: Imagenes del titular adjuntas a reportes operativos o documentos de identificacion.
7.2. El tratamiento de datos sensibles cumple con los requisitos del Articulo 6 de la Ley 1581 de 2012:
Se obtiene autorizacion expresa e informada del titular, indicando el caracter facultativo de la autorizacion y los datos sensibles especificos que seran tratados.
Se informa al titular sobre las finalidades especificas del tratamiento de cada tipo de dato sensible.
Se implementan medidas de seguridad reforzadas para la proteccion de estos datos.
7.3. Medidas de Proteccion Reforzada para Datos Sensibles:
Los datos biometricos se almacenan encriptados (AES-256) en bases de datos separadas con acceso restringido.
Los datos de geolocalizacion se almacenan con retencion temporal configurable y se eliminan automaticamente segun la politica del Tenant.
Los datos biometricos se eliminan completamente al finalizar la relacion laboral del guardia con el Tenant.
Se realizan evaluaciones periodicas de impacto sobre la proteccion de datos para el tratamiento de datos sensibles.
8. Transferencia y Transmision de Datos
8.1. Transmision a Encargados del Tratamiento: WardOps transmite datos personales a los siguientes proveedores de infraestructura y servicios que actuan como sub-encargados del tratamiento:
Proveedor
Servicio
Ubicacion
Certificaciones
Amazon Web Services (AWS)
Infraestructura en la nube, almacenamiento S3
Ohio, EE.UU.
SOC 2 Type II, ISO 27001, ISO 27017
Supabase
Base de datos, autenticacion
Virginia, EE.UU.
SOC 2 Type II
Vercel
Hosting de la aplicacion web
Global (CDN)
SOC 2 Type II
Resend
Envio de correos electronicos transaccionales
EE.UU.
SOC 2 Type II
8.2. Transferencia Internacional: Las transferencias internacionales de datos personales se realizan conforme al Articulo 26 de la Ley 1581 de 2012, garantizando que los paises receptores proporcionan niveles adecuados de proteccion de datos. Todos nuestros proveedores de infraestructura cumplen con estandares internacionales de seguridad y proteccion de datos.
8.3. Contratos con Sub-encargados: WardOps suscribe acuerdos de tratamiento de datos con todos sus sub-encargados, que incluyen: obligaciones de confidencialidad, medidas de seguridad, limitacion de finalidad, y obligaciones de eliminacion al terminar la relacion.
8.4. WardOps no vende, alquila ni comercializa datos personales a terceros bajo ninguna circunstancia.
9. Derechos del Titular (Derechos ARCO)
Conforme a los Articulos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Acceso: Conocer, actualizar y acceder a sus datos personales almacenados por WardOps o por el Tenant a traves de la Plataforma.
Rectificacion: Solicitar la correccion de datos personales que sean inexactos, incompletos o desactualizados.
Cancelacion (Supresion): Solicitar la eliminacion de sus datos personales cuando: (a) considere que no estan siendo tratados conforme a los principios y deberes de la Ley; (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recopilados; (c) haya revocado la autorizacion.
Oposicion: Oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando existan motivos fundados y legitimos.
Revocatoria: Revocar la autorizacion otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.
Portabilidad: Solicitar una copia de sus datos en formato estructurado y de uso comun.
Procedimiento para ejercer derechos:
Enviar solicitud escrita a privacidad@wardops.com indicando: nombre completo, documento de identidad, descripcion de los hechos y derecho que desea ejercer.
WardOps acusara recibo de la solicitud dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes.
WardOps respondera la solicitud dentro de un plazo maximo de quince (15) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho termino, se informara al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atendera su solicitud, la cual no podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.
Nota para guardias y personal operativo: Si sus datos fueron registrados en la Plataforma por su empleador (Tenant), la solicitud de ejercicio de derechos debe dirigirse en primera instancia al Tenant como Responsable del Tratamiento. Si el Tenant no atiende su solicitud, puede contactar directamente a WardOps.
10. Seguridad de los Datos
10.1. WardOps implementa un programa integral de seguridad de la informacion que incluye las siguientes medidas tecnicas y organizativas:
Medidas Tecnicas:
Encriptacion de datos en transito mediante TLS 1.3 (HTTPS forzado en toda la Plataforma)
Encriptacion de datos en reposo mediante AES-256 en bases de datos y almacenamiento
Aislamiento completo de datos por Tenant mediante Row Level Security (RLS) a nivel de base de datos PostgreSQL
Control de acceso basado en roles (RBAC) con principio de menor privilegio
Autenticacion segura con soporte para MFA (autenticacion multifactor)
Hashing de contrasenas con algoritmos resistentes (bcrypt/argon2)
Firmado digital de URLs para acceso temporal a archivos (presigned URLs con expiracion)
Monitoreo continuo de seguridad, deteccion de anomalias y alertas
Backups automaticos diarios encriptados con retencion minima de 30 dias
Infraestructura en la nube con redundancia geografica
Proteccion contra ataques comunes (XSS, CSRF, SQL injection, SSRF)
Medidas Organizativas:
Politicas internas de seguridad de la informacion y proteccion de datos
Capacitacion periodica del personal en seguridad y privacidad
Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y proveedores
Procedimiento de gestion de incidentes de seguridad
Revision periodica de permisos de acceso
Evaluaciones de seguridad y pruebas de penetracion periodicas
11. Gestion de Incidentes de Seguridad
11.1. WardOps cuenta con un procedimiento de gestion de incidentes de seguridad que incluye: deteccion, evaluacion, contencion, erradicacion, recuperacion y lecciones aprendidas.
11.2. En caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales, WardOps:
Notificara al Tenant afectado dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la deteccion del incidente.
Informara la naturaleza del incidente, los datos potencialmente afectados, las medidas tomadas y las recomendaciones para mitigar el impacto.
Colaborara con el Tenant para cumplir las obligaciones de notificacion a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y a los titulares afectados, conforme al Articulo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Reportara el incidente a la SIC conforme a la normatividad vigente.
12. Conservacion y Eliminacion de Datos
Datos de cuenta activa: Se conservan durante la vigencia de la relacion contractual con el Tenant.
Datos tras cancelacion de cuenta: Se mantienen accesibles por treinta (30) dias para exportacion. Posteriormente se eliminan de sistemas activos. Pueden permanecer en backups encriptados hasta noventa (90) dias adicionales.
Datos de guardias desvinculados: El Tenant es responsable de desactivar las cuentas. Los datos se retienen conforme a la politica del Tenant y las obligaciones legales de conservacion laboral.
Datos biometricos: Se eliminan completamente al finalizar la relacion laboral del guardia con el Tenant, o ante solicitud de supresion del titular.
Datos de geolocalizacion: Retencion configurable por el Tenant (por defecto: 12 meses). Se eliminan automaticamente al cumplir el periodo de retencion.
Datos de postulantes no seleccionados: Se conservan por seis (6) meses tras la finalizacion del proceso de seleccion, salvo que el postulante solicite su eliminacion anticipada.
Logs de acceso y actividad: Doce (12) meses conforme a regulaciones aplicables y mejores practicas de seguridad.
Datos de facturacion: Conforme a la normatividad tributaria colombiana (minimo 5 anos).
13. Menores de Edad
13.1. La Plataforma no esta disenada ni dirigida a menores de dieciocho (18) anos.
13.2. WardOps no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad. Si WardOps tiene conocimiento de que se han recopilado datos de un menor, procedera a eliminarlos de forma inmediata.
13.3. El Tenant es responsable de garantizar que el personal registrado en la Plataforma cumple con la edad minima legal para la prestacion de servicios de seguridad privada en su jurisdiccion.
14. Cambios en esta Politica
14.1. WardOps se reserva el derecho de modificar esta Politica de Privacidad. Los cambios se publicaran en la pagina web de WardOps con indicacion de la fecha de ultima actualizacion.
14.2. Los cambios sustanciales se notificaran al Tenant por correo electronico con al menos quince (15) dias de antelacion a su entrada en vigencia.
14.3. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigencia de los cambios constituye aceptacion de la Politica modificada.
15. Autoridad de Control
La autoridad competente para la proteccion de datos personales en Colombia es:
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Delegatura para la Proteccion de Datos Personales
Sitio web: www.sic.gov.co
Linea gratuita nacional: 01 8000 910 165
Los titulares pueden presentar quejas ante la SIC cuando consideren que WardOps ha incumplido la legislacion de proteccion de datos personales, una vez agotado el tramite de consulta o reclamo ante WardOps.
16. Contacto
Para consultas, solicitudes de ejercicio de derechos o quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales:
